Як налаштувати ідеальний графік роботи: гнучкі зміни, перерви та відпустки у ClientSync

Знайома ситуація: ви працюєте з клієнтом, руки зайняті, а телефон розривається від повідомлень «А на коли є вільний час?». Ввечері ви сідаєте за свій паперовий блокнот чи табличку, намагаючись зістикувати всіх так, щоб і попрацювати, і пообідати встигнути. Це з'їдає купу енергії.

Онлайн календар для запису клієнтів — це не просто модна фішка. Це ваш особистий кордон між роботою та життям. У ClientSync ми зробили так, щоб ваш розклад працював на вас, а не навпаки.

Розбираємось, як вести графік роботи фахівця в нашому Telegram-додатку, щоб назавжди забути про накладки та пропущені обіди.

Базові правила: горизонт та крок запису

Перш ніж налаштовувати дні тижня, системі треба задати рамки. У розділі Налаштування → Графік роботи вас зустрічають два важливі параметри:

1. Горизонт запису. На скільки днів вперед клієнти бачать ваш розклад? Якщо ви не любите планувати далеко, ставте 14 днів. Бажаєте забити запис на місяць чи два вперед? Обирайте 30 або 60 днів. Система автоматично приховуватиме дати, що виходять за ці межі.
2. Крок часу (інтервал). Це те, як ділиться ваш робочий день. Для складних процедур підійде крок у 30 або 60 хвилин. Якщо ви, наприклад, барбер або консультант, і вам потрібна максимальна щільність — ставте 10 чи 15 хвилин.

Два формати: «По днях» або «Зміни»

У кожного сервісного бізнесу своя специфіка. Тому ми не стали заганяти всіх у жорсткі рамки з понеділка по п'ятницю. Додаток для розкладу ClientSync підтримує два формати.

Формат 1: По днях (Класичний тиждень)
Ідеально для тих, хто працює стабільно. Наприклад, ви приймаєте клієнтів по вівторках, четвергах і суботах.
Просто активуйте перемикачі навпроти потрібних днів, задайте час початку (скажімо, 10:00) та завершення (19:00). Неробочі дні клієнти просто не побачать у своєму календарі.

Формат 2: Зміни (Ковзний графік)
Це рятівне коло для тих, хто працює 2/2, 3/1 або за іншим нестандартним циклом.
Ви вказуєте:

• Кількість робочих днів.
• Кількість вихідних.
• Дату відліку (з якого числа стартує ваш цикл).
• Робочі години для цих змін.
  Все інше алгоритм вирахує сам на місяці вперед.

Законний відпочинок: налаштовуємо перерви

Працювати без зупинки — прямий шлях до вигорання. В обох форматах графіка є кнопка «+ Перерва».

Ви можете додати одне або кілька вікон (наприклад, 13:00–14:00 для обіду, і 17:00–17:30 на каву). У цей час система просто не дасть нікому записатися. Нікому не треба пояснювати, що ви зайняті — ці слоти технічно не існують для клієнтів.

Форс-мажори та відпустки: як закрити дні

Життя непередбачуване. Іноді потрібно взяти раптовий вихідний або поїхати у відпустку.

Якщо вам треба закрити один конкретний день, просто відкрийте календар на головному екрані, натисніть на потрібну дату і виберіть «Зробити вихідним».

Якщо ж планується довга відпустка або лікарняний, ми зробили окремий інструмент (вкладка "Календар" → кнопка "Відпустка").

• Ви обираєте дату початку і кінця.
• Обов'язково вказуєте причину (вона піде клієнтам).
• Натискаєте "Оформити".

Що відбувається під капотом? Система миттєво знаходить всі ваші існуючі записи в цьому діапазоні дат і автоматично скасовує їх. Кожен клієнт отримує особисте повідомлення в Telegram із вашою причиною та вибаченнями. Жодних ручних обдзвонів і незручних розмов.

Трохи магії: часові пояси

Якщо ви надаєте онлайн-послуги (викладаєте, консультуєте) клієнтам з інших країн, вам не треба вираховувати різницю в часі.
ClientSync автоматично визначає часовий пояс вашого пристрою. Ви налаштовуєте графік за своїм локальним часом, а ваш клієнт у Варшаві чи Берліні побачить вільні віконця вже переведені у його місцевий час. Більше жодних "Так ми зустрічаємось о 15:00 по Києву чи по Європі?".

Налаштування онлайн запису займає рівно 3 хвилини. Зробіть це один раз, і ваш розклад перетвориться на швейцарський годинник.